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 朋友 Josie 和 Ava 一向冷靜從容，但上星期三不約而同地向我求助。原來大家在忙於出席各大派對的同時，也為一年一度的表現評估感到緊張。看到Skype上的 -_-" 樣，我不禁回想起當年在美國公司工作，第一次與上司進行年終表現評估的經歷。 （表現評估 ＝ Performance Review ／ Appraisal,  以下簡稱「年評」）

記得當時亦是臨近聖誕，與鬼佬上司相約了面談關於我那年的表現。面談之前一晚我緊張得輾轉反側，有如小學見家長前的心情。緊張是因為自己初出茅廬，不太了解面談的流程和氣氛，不懂如何準備。再加上自己工作上總會有點錯漏，心怕萬一上司不留情，自己承受不了批評。上司約了我下午3時會面，我連 lunch 也沒心情吃，只有不停地邊喝咖啡和上洗手間，邊叫自己不要怕。難以理解的是，其實我工作表現不俗，為何如此緊張？
 


相信大家對年評所帶來的壓力都有共鳴。年評往往有點兒像身體檢查 - 就算我們明知自己並無大礙，還是對整件事很有恐懼。可能大家怕有 surprise，又怕自己做得不好的地方終究帶來後果。總知就是緊張。

其實，年評面談是一個與上司溝通的重要平臺和良好機會。重點不是裁判，而是雙向回饋。上司給予的回饋有助我們進步並調整事業發展之方向；而我們給予上司的資料則有助上司進一步了解我們所行、所想、所期望。有年評，可能只是煩；沒有年評，卻可能是種種其他問題之開始。“Any feedback is better than no feedback”！

無論你是希望把握機會獲得一個有效的年評，還是只想把痛苦減到最低， survive 這個過程，你都必須要拿緊年評過程中的主導權，千不要抱著任由上司裁判的心態。你不是小學生，既有責任參與評佔亦有權利發言、查問、甚至反對！這點緊記了嘛？好，那麼現在與大家談談主導年評的簡易 5 步曲：


第 1 步.  準備：在3天前開始，花最少3小時準備

在面談前的最少 3 天，請開始準備。先別皺眉，讓我解釋一下。

在心理學中，有一現象名為「新近效果」（Recency Effect），意思是我們比較容易記起近期發生的事，而發生在較久以前的事，亦較難被記起。這個道理聽起來是 common sense，但很多人在進行年評時被它影響，只提及近期的成就或問題，卻忽略了年初或年中一些同樣重要的事項。

因此，大家必須花點時間去認真回顧自己過去一年所做的工作，不防重溫年初時定立的目標、不同季度的工作計劃、各大項目的 project status、甚至重要電郵。如果你記憶力超強，可能只花 30 分鐘便弄清楚；但如果你的記憶力糟糕如我，請預留半天翻抽屜和搜索電腦文件檔… 千萬不要在跟上司面談前 5 分鐘才邊 whatsapp 邊準備！

那麼在準備及翻閱資料時，應該尋找什麼呢？如果公司有提供 performance evaluation form，那麼表格上的問題當然便是你須尋找的資料。請認真填寫。如果公司沒有標準，拿一張白紙，建立自己的年評表吧！我建議專注於 3 個各大 review form 必提及的範疇 : 1) 顯著成就，2) 改善之處，3) 明年發展方向。（順帶一提：如公司沒有年評過程／面談，自己主動約吧！含蓄是辦公室死症， proactive is king！）

回顧加書寫，應該大概花 3 小時。時間不夠便分開 3 天，每天花 1 小時。

總括來說，既然就連你自己都差點忘記這年完成過甚麼工作，更何況是你上司呢？用心準備吧！必然是百利而無一害的。


第 2 步.  領功：例出3 個成就，重點討論

記得外藉上司及老師分別向我提出過一個問題：「為何亞洲人／中國人普遍不喜歡甚至是害怕提及自己的成就呢？」

當然我不太懂得翻譯亦沒耐性跟提問者解釋「謙虛」這概念在各個深受儒家思想影響的亞洲民族內的重要性。但從日常生活到辨公室大小事中，我也深感亞洲人、中國人、香港人一般比西方同僚較少談及自己的成就。我推測原因是：1) 相信 “謙虛為美德”，2) 相信 “說多無謂，行動最實際”，3) 從小被老師、長輩、老公／老婆批評，自信心被削。Anyway，事實是，很多同事、朋友，包括我自己，都偏向甚少主動談及自己做得好的地方。

無論你為人如何謙虛，在進行年評時，千萬不要忘記總結自己本年度的成就，並自信地向上司表達。就算你覺得自己表現未如理想，一定有做得好的地方。

我建議最少列出三個成就；如果你有多過三個，恭喜你，我建議全列出來，同時挑選三個你最引以為榮、最希望上司記著的成就作為討論重心。不要害羞，亦不要自大。如實加賞自己便可以了，you deserve it!

緊記向上司索取回饋，給他讚賞你的機會，問：「你認為我今年做得最好的是什麼？」、「比起往年，我今年在那方面進步了？」 出自上司口中，不單至感覺不一樣，亦有助上司對你的成就留下印象。

反之，工作基本如 「準時上班」 或 「以禮等客」等並不是成就。這樣一寫，上司便覺得你要求低，連辦公室基本都誤作是成就，或者以為你無成就可言，亂找東西寫！千萬不要弄巧反拙。


第 3 步.  認錯：主動提起過失

你有沒有試過男／女朋友做錯事後先主動向你剖白認錯？比起你先發現然後抓正他／她，你是不是較願意原諒他／她、給他／她時間及空間去改善？（我只是說不放回廁板、不回短訊那些芝麻綠事呀…）反過來，你最生氣的是不是當他／她不認錯甚至不知道自己犯錯？

其實主動提起自己的不足或過錯是一個很 powerful 的行為。此舉證明你已經自我反省，意味著你有某程度的悔意並且願意改善。這三點足以使對方知道沒有罵你的必要；看到你主動承認過失，對方一般已沒有那麼生氣。

所以在談過成就後，你應搶先一步、自發地向上司提起你認為自己今年做得不足的地方，例如未達到的目標、未或遲了完成的工作。主動談及自己的過失不單能給上司一個好印象，還能增加你在面談中的主導性，減低風險。有些上司就算覺得下屬還有其他過錯，當他聽到下屬自我批評後，會因避免太過挑剔下屬而選擇不再說其它壞的。有些上司會很專注談論下屬剛才提出的兩點，幫助下屬改善，甚至乎反過來安慰下屬。

既然在年評面談中，上司總不免要談及你做得不好的地方，可不有備而來，主導內容，做司機而非乘客？

要提醒的是，在回饋過程中，上司有機會提出一些你不認同的地方，可能他把一個錯不於你的 missed deadline 怪罪於你，或者你不同意他的看法。有些朋友在此時愛爭論，嘗試改變上司的看法。甚至變得 defensive，很難相處。我建議，除非這些分歧嚴重影響到你的評分或在實質數據上有差誤，否則盡量不要反駁；上司有上司的觀點與角度，只需細心聆聽，賞試從分歧中瞭解上司的作風。


第 4 步.  總結：3 項長處，2 項短處

剛才談到的 3 點，都是關於「事」，如業績、項目、達標率等等。作為下屬，有時聽過一大堆評語後，我有點資料氾濫，卻不大清楚上司對我的整體感覺。他認為我的長處是什麼？短處是什麼？他對我的總體評價是什麼？究竟我是甲級優秀馬匹，前途無可限量，還是溫水爐中的青蛙，身處險境等死中卻懵然不知？除了「事」，年評中的「人」呢？

要知道，直接地詢問上司這 3 條問題是非常重要的，但一點都不難，只要開口便成。難的地方在於你必須自己先回答這 3 條問題，以便與上司交流，藉此瞭解雙方的定位和期望。

長短處往往是抽象的、軟性的，不如成就失敗能被量化。除了往年表現外，作為一位員工，一個個體，你認為你有那 3 個地方特別優秀？可以是素質（「面對堅持不懈」）或技能（「頂尖中法傳譯能力」）。每項長處都需要有工作上的證據，不可以是空談或是太過私人。如果想不到，嘗試與他人比較一下，問問自己有什麼地方比前面 Mary 或左面陳強出色。真的想不到，在合理的情況下，寫下“忠心” 吧！它永遠是最安全的選擇。

短處現多雅稱為「發展領域」。故名思意，重點是你應在工作上關注發展的地方，非你個人短處。一個人永遠有許多可改善之處；但一項個人缺點，在不同境況中，有不一樣的意義。在職場上，此時此地你需要努力改善什麼，取決於你的崗位和理想。Context （境況）很重要，因它給予你的缺點意義。舉例：Benny  缺點是一向說話直接、不給他人面子。去年升職前，關連的發展領域為 「增強與同事溝通，改善關係，減少沖突」；今年升了職，須要處理客戶關係，發展領域變為 「與客戶建立同識，達到雙贏互重」。如果只說 「說話不要太直接」，在工作上是沒意義的。最後，只應談兩個發展領域；就算要談多過兩個，短處必須比長處少。

重點那向上司表達你的想法，然後把自我分析與他的看法比較，理解任何不同之處。上司眼中的你，很可能比你眼中的自己優秀呢！


第 5 步.  下一步：問加薪幅度、升職條件及時限

其實不少上司都很害怕年評面談，因為他們害怕被問及有關加薪和升職的事。有趣的是，據我所知，很多員工在年評中不提出關於有關加薪和升職的問題。我明白到在很多企業裡，年評歸年評，加薪歸加薪，上司能分享的資料往往不多。但我還是鼓勵大家在面談完結前問問上司今年加薪幅度。尤其是如果上司給了你不少正面評價，請打蛇隨棒上，有禮地問：「我很高興你這麼欣賞我！我很希望公司能會在工資上作些獎勵。你對今年加薪幅度有什麼展望？」

無論上司能否明確地給你一個數字，我都鼓勵你把期望告訴他。舉例：上司一心以為給予 5％的加幅便能使某優秀員工鼓舞，因為他認為5%是很多，只有出色員工才可獲。但員工卻期望最少 10%，收到信一點也不高興，以為上司不重用他，只給他通漲調整。好事變壞事。如果員工早點表達期望，上司便早點明白薪加 5% 的含意。就算未能上調，亦能及早溝通！

除非你希望永遠原封不動，那麼請你務必每年都與上司討論關於升職一事。無論公司有沒有空缺、你年資多少，工作總有下一步、上一級。如果你自知距離晉升還有一段日子，可以趁機向上司拿點意見。例如：「我知道自已距離晉升還有一段日子，需要多點經驗。你認為我需要多少時間、吸取那方面的經驗、專注於那些個人發展領域，才能晉升至 x 崗位呢？」 從上司的回答，你便能心中有數了。

假如你認為自已將或應該獲得晉升，請坦白向上司表達。大企業很少在無準備或先兆下提升員工，大部份在員工升職前的一次年評會有討論過。如果你上司在年評中從不與你相討下一步，而你又非安於現狀，鼓起勇氣問：“ What's my next step ? ”

總結
只要作好準備，年終表現評估其實並不可怕。抱著平常心：做得好的地方， 應受到讚許，繼續努力，不用擔心；不理想的地方，則須提高警覺，着手改善，避免惡化，預防勝於治療; 而已成問題的地方，應找出根源，對症下藥。只要理解評估及面談的目的仍為雙向回饋，以開放及好學的心情面對，效果往出乎意料之外呢！